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推荐一款提高团队协作能力的免费办公软件

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【摘要】受2019新型冠状病毒的影响,春节假期后企业无法及时复工,我在的团队有很多工作不能继续跟进,严重影响工作进度。这时就向领导推荐使用钉钉来实现远程办公,同时也提升团队协作能力,经过三个月的使用取得了非常好的成果。这里就向大家介绍一下如何更好的用钉钉来提供团队协作办公能力,来实现企业的智能化办公,跟上时代发展的潮流,提高企业的工作效率。

钉钉提供的官方应用
钉钉提供的官方应用

钉钉是2015年1月正式发布上线,由阿里巴巴来往产品团队打造,专注于提升中国企业的办公与协同效率。我于2016年开始接触钉钉,那时单位要求使用钉钉,主要使用钉钉完成考勤、审批(用车申请、财务报销、办公用品申请等)功能,那时钉钉刚好完成第一阶段开发,正在大力拓展市场。钉钉的出现,对于初创公司和小型企业是很大的福音,使用钉钉就可以完成考勤(无需额外购置考勤机等设备),而且钉钉本身也是一个OA办公系统,可实现公司的人事考勤行政管理、财务报销申请审批、客户管理、日志报表工作汇报、审批、任务协作、沟通聊天、DING提醒、学习培训、资料共享、企业知识库沉淀和协同办公等需求。

现在,工业5.0都已提上议案,智能化办公、自动化工厂已被各家企业越来越重视,一个收费合理且高效好用的OA系统,对于企业来说就成了必须品。目前市场上OA办公系统琳琅满目,收费高,定制性差;目前著名的免费OA也就钉钉和企业微信,钉钉是阿里巴巴为中国企业专门打造的,专职专业,另外还有第三方应用(由众多企业开发),如果企业自身有软件开发能力,钉钉还提供应用开发接口,用户可自己定制应用;而企业微信主要依托于微信的广泛用户群,员工接入非常方便,而且与微信可互联,使用企业也非常多。

可能大家之前都听说过钉钉,也见周边人用过钉钉(认为只是个考勤、审批的办公系统)。但今年受疫情影响,远程教育、远程办公、健康申报需求激增,钉钉也是抓住这次机会,快速部署远程教育支持,增加在线直播、远程办公室,同时加大宣传力度,钉钉突然就火了起来。也是在这时,中小学甚至幼儿园都开始使用钉钉,估计很多人也是在这时才开始真正使用钉钉(感觉有点被迫的意味)。但是大家真的了解钉钉吗?钉钉会给员工工作增加负担吗?钉钉真的能实现企业的智能化办公,实现企业的办公模式跨时代转变(从传统办公模式到线上智能化办公模式)?

一个好的OA办公系统需要具备稳定性、安全性、实用性和可拓展性,钉钉在这几方面都具备。稳定性:在疫情期间,用户激增,服务还是照常稳定;安全性:作为阿里巴巴集团旗下应用,大家都可以把钱交给支付宝,同样企业也可以将工作资料交给钉钉,同时还能避免离职人员泄露公司资料;实用性:提供的基础应用,能满足大多数企业的绝大多数需求,这个需要企业有专业人士配置和运营,因为钉钉是面向大众服务的,只有将各个应用配置的适合自己,才能起到积极的效果,同样钉钉也提供技术支持服务;可拓展性:提供第三方应用(需付费),同时提供开放平台,用户可开发定制应用。

钉钉的人事管理、考勤管理、审批较为常用,也比较简单,就不多做介绍了。这里主要说下日志,通过日志提供不同模板可以实现不同的功能,比如日报、周报、月报、拜访记录等等;也可以通过创建新模板实现不同的需求,比如创建学习总结模板,实现培训学习报告的汇报,日志还可以设置分享到部门群里,这样所有同事都能够看到彼此的报告,相互学习心得;同时支持日志导出统计,这样可以使用Excel进一步整理报表,进而向领导汇报。另外我再说下钉盘(现在叫文档),该应用除了可作为网盘存储资料外,还支持建立公司知识库,像企业文化、员工手册、规章制度、产品知识都可以放在上边,对于员工培训和企业文化、产品学习很有帮助;而且该功能还提供文件和知识库的权限管理,针对不同人设置不同的权限,避免资料流失;而且还支持多人同时在线编辑,非常利于协同办公。

以上都是自己在使用中归纳总结的,一个好的工具,使用好了就是开疆辟土的利器;如果再好的宝刀,没有人会使用,也不去使用,只能放在角落蒙尘。

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